martes, 6 de abril de 2010

Cómo ser más productivo



Una de los principales escollos que encontramos cuando queremos emprender nuevos proyectos que nos lleven a conseguir la independencia económica es la falta de tiempo. Expresiones cómo "necesitaría días de 48h" son de lo más frecuente, especialmente cuando se compatibiliza un proyecto personal y un trabajo asalariado, por no hablar de enriquecer nuestra vida privada.

Muchos empleados y emprendedores pasan largas jornadas en la oficina, cuando trabajar más horas no significa realizar más trabajo. De hecho, deberíamos plantearnos el objetivo de poder ir reduciendo nuestra jornada laboral progresivamente a la vez que incrementamos nuestra productividad y, en consecuencia, nuestro nivel de ingresos y disfrutar de esta forma de mayor tiempo libre para dedicarlo a nuestras aficiones, familia, amigos, etc

Siguiendo estos sencillos pasos, conseguiréis dar el primer paso para ser más productivos y, en consecuencia, disponer de más tiempo libre para nuevos proyectos, tanto profesionales cómo personales.

1.- Mejora la gestión de tus emails
El email ha acelerado y mejorado mucho las comunicaciones, tanto personales cómo profesionales. Sin embargo, hay muchas personas que se pasan el día comprobando y contestando sus cuentas de correo, interrumpiendo constantemente el resto de tareas que deben realizar a diario.
El autor Tim Ferris en "La semana laboral de 4 horas" da un consejo muy útil para gestionar nuestro correo, reducir el número de veces que comprobamos y contestamos nuestros emails (tanto si son personales cómo laborales) a un máximo de 2 veces al día.
Esta regla que de entrada nos puede asustar a nivel laboral por lo que nuestros jefes, clientes o compañeros de trabajo puedan pensar de nosotros, acostumbra a tener excelentes resultados si justificamos la medida con un incremento de productividad. Ningún jefe en su sano juicio nos impedirá aplicarla si ello comporta un mejor rendimiento y unos mayores ingresos para la empresa. 
¿Cómo hacerlo? Un buen inicio es aplicar una regla de "autorespuesta" cómo las que programamos en nuestro correo cuando nos marchamos de vacaciones en la que ponga un texto del tipo: 

Hola,
Debido al gran volumen de trabajo que tengo actualmente, estoy contestando al correo dos veces al día, a las 12 de la mañana y a las 4 de la tarde (hora de "Ciudad").
Si necesitas contactar conmigo urgentemente, por favor, llámame a mi teléfono móvil, "número".
Gracias y saludos cordiales,
"Nombre"

Hola,
En un intento de ser más productivo, eficiente y eficaz y así poder atenderos mejor y más rápido, de ahora en adelante contestaré mi correo dos veces al día (a las "X" de la mañana y las "Y" de la tarde hora de "Ciudad").
Si me necesitas de forma urgente e inmediata, por favor, contacta conmigo mediante mi teléfono móvil, "número".  
Gracias y saludos cordiales,
"Nombre"

Es muy recomendable hacer lo mismo para tus emails personales, de esta forma no nos distraeremos durante todo el día.

2.- Dedica únicamente unos minutos al día para mantenerte informado antes o después de tu jornada laboral. No caigas en la tentación de estar constantemente leyendo las últimas noticias a no ser que tu trabajo dependa 100% de ello (p.ejem. si eres periodista) y realmente, muy pocas profesiones dependen de ello. La mayoría de las veces no pasa nada porque no leamos o veamos las noticias durante horas, incluso días o semanas. Si una noticia es realmente importante, nos terminaremos enterando igualmente. 
Yo misma he puesto en práctica la norma de no ver las noticias de TV ni leer el periódico durante más de dos semanas más y a pesar de mi miedo inicial de no poder estar al día en todo lo concerniente a mi negocio o en mi vida social, ha sido todo lo contrario. Y a pesar de recibir un periódico en casa diariamente me he dado cuenta que simplemente viendo los titulares de la portada en cualquier quiosco o por los comentarios que recibo de familiares, amigos o colegas cuando estoy comiendo o tomando una copa con ellos/as, estoy totalmente al día de la actualidad sin necesidad de pasar horas frente a la TV o el periódico.

3.- Haz una lista de tareas prioritarias y cúmplela sin excusas. Es conveniente hacer una lista de las tareas realmente importantes y urgentes a realizar el día siguiente. Una vez iniciemos nuestra jornada laboral, nos centraremos en hacer las 2 o 3 más importantes antes del mediodía sin permitir interrupciones (ver punto 4).

4.- Evita las interrupciones y aprende a decir no
Las horas perdidas por interrupciones telefónicas, charlas de socialización en la máquina de café o visitas inesperadas suele hacer que nuestras tareas realmente prioritarias e importantes (o sea, aquellas que nos general beneficio) se retrasen y terminemos haciéndolas fuera de nuestro horario laboral o bien simplemente no las hagamos.
Una buena forma de evitar interrupciones es disponer de un despacho privado en el que podamos cerrarnos a trabajar cuando sea necesario, pero si esto no es posible por trabajar en un espacio diáfano o un cubículo, una buena forma de aislarse es ponerse los cascos del teléfono (cómo si estuviésemos permanentemente hablando con alguien) o unos auriculares con música. De esta forma, quién tenga la tentación de interrumpirnos se lo pensará dos veces. 
Si además, ponemos un límite a la ayuda que podemos ofrecer a los demás sabiendo decir un "no" a tiempo, ganaremos mucho más tiempo y aumentaremos nuestra propia productividad.

5.- Delega.
Aunque parezca que todas las actividades que realizamos o debemos hacer son decisivas y "nadie las puede hacer mejor que nosotros", pero por más que nos pese, no es cierto. Justamente saber delegar es una de las virtudes que tienen todos los grandes jefes.  
Todos hemos caído en el error de querer controlarlo todo, especialmente si sois emprendedores, gran error. Si marcamos los mecanismos de automatización y control correctamente a nuestros colegas o colaboradores podremos reducir enormemente la cantidad de tareas a realizar de forma diaria.





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